Inkoop en aanbestedingen

Kleine opdrachten met een waarde tot ± 25.000 euro kunnen in veel gevallen zonder aanbesteding uitgezet worden bij één leverancier. Voorbeelden van kleine opdrachten zijn:

• Het laten ontwerpen van flyers;
• Inhuren van sprekers;
• De organisatie van grote en kleine evenementen;
• Fotografie opdrachten;
• Social media en marketing opdrachten.

Voor grotere of terugkerende opdrachten met een hogere waarde geldt dat een aanbesteding wordt gedaan. Op alle inkopen van leveringen of diensten voor de gemeente Zwijndrecht geldt het Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 2020. Voor de uitvoering van werken gelden de UAV.

Hieronder lichten wij toe hoe een aanbesteding er uit kan zien voor een grotere of terugkerende opdracht.

Voortraject

Aanbestedingen vragen van de gemeente en van geïnteresseerde bedrijven een goede voorbereiding. Voor de start van een succesvolle aanbesteding heeft de gemeente een aanbestedingsstrategie bepaald. Er hoort voldoende budget beschikbaar te zijn voor de aankoop van het gevraagde. Jaarlijks stelt de gemeenteraad de begroting vast. Een bijlage hiervan is het investeringsplan. Dit plan bevat investeringen die de gemeenteraad in de aangegeven periode wil uitvoeren. Bekijk het meest actuele investeringsplan. 

Meedoen aan een aanbesteding

De nationale en Europese aanbestedingen maken wij bekend op www.tenderned.nl. U kunt zich als ondernemer via de website van Tenderned laten informeren over interessante aanbestedingen. U kunt ook een signaleringfunctie aanzetten. In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding ontvangen alleen de door de gemeente uitgenodigde leveranciers de stukken.

Stellen van vragen

In een aanbestedingsprocedure is er altijd een vragenronde. Hoe goed de stukken ook zijn, er kunnen toch onduidelijkheden in zitten. Als ondernemer is het verstandig hier altijd gebruik van te maken. Want later in het proces heeft u die kans niet meer. Via een Nota van Inlichtingen ontvangt u een overzicht van alle vragen en antwoorden.

Indienen en beoordeling van uw offerte

Het opsturen van uw offerte of inschrijving en de beoordeling hiervan gebeurt volgens een standaard methode. Deze methode staat omschreven in de aanbestedingsstukken. Zorg ervoor dat u niet afwijkt van de eisen (zoals maximaal aantal pagina's) om mogelijke uitsluiting te voorkomen. De gemeente heeft namelijk de taak om iedereen gelijk te behandelen.

Mededeling gunning en opdrachtverlening

Na de beoordeling ontvangen alle partijen de gunningsbeslissing. Hierin staat voor elke inschrijver zijn beoordeling uitgelegd. De winnaar zal een voornemen tot gunning ontvangen en de andere partijen een onderbouwde afwijzing. Met het versturen van deze beslissing gaat ook de wettelijk verplichte bezwaartermijn in. Dit noemen we ook wel een standstill termijn. In die periode kunnen partijen die zijn afgewezen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing. Als deze termijn voorbij is en er geen bezwaren zijn, kan de gemeente overgaan tot opdrachtverlening.

Contractafspraken

Afhankelijk van de opdracht volgt een opdrachtbrief, een bestelling of een contract dat door gemeente en opdrachtnemer wordt ondertekend. In het contract staan de voorwaarden voor het leveren van het product, de dienst of het werk. In het contract staan per onderwerp duidelijke afspraken. Het contract gaat ook in op de mogelijkheid dat een samenwerking mislukt. Ook clausules en ontbindende voorwaarden staan in het contract. Deze zijn nooit een garantie voor een succesvolle samenwerking en een goed resultaat. Daarvoor is een goede voorbereiding en vertrouwen naar elkaar nodig.

De uitvoering: realisatie en acceptatie

Uiteindelijk beoordelen we of de levering, dienst of werk volgens het contract is uitgevoerd. De regels hiervoor staan in de aanbestedingsstukken. Ook de manier van controleren spreken we van te voren af. Bij eenmalige opdrachten stopt de samenwerking na afronding automatisch. Bij terugkerende opdrachten is de kans groot dat er verlengingsopties in het contract staan. Dan hoeft er gedurende de verleningsperiode niet opnieuw aanbesteed te worden.

De 5 inkoopdoelen

Onderdeel van het Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden zijn 5 gezamenlijke inkoopdoelen:

• Versterken lokale economie;
• Bevorderen sociaal klimaat;
• Bijdragen aan duurzaamheidsambities;
• Verbeteren bereikbaarheid en verminderen overlast;
• Zekerstellen continuïteit van bedrijfsvoering.

Bij elke aanbesteding houden wij rekening met een of meer van deze doelen. De invulling van deze doelen is bij elke aanbesteding maatwerk.

Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden altijd van toepassing

Op elke opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden 2020 van toepassing. Voor de uitvoering van werken gelden de UAV.