Reglement van orde

Het Reglement van Orde bevat regels over de gang van zaken in een vergadering van de Rekenkamer. Het gaat dan bijvoorbeeld om de wijze van besluitvorming, de volgorde van spreken door aanwezigen en het vastleggen van besluiten. Het reglement wordt door de organisatie waarvoor het van toepassing is zelf vastgesteld.

Reglement van orde van de rekenkamer Zwijndrecht/ onderzoeksprotocol

Vastgesteld door de rekenkamer Zwijndrecht in de vergadering van 8 maart 2021

De rekenkamer Zwijndrecht besluit

gelet op het bepaalde in artikel 81i van de Gemeentewet;
gelet op de Verordening op de rekenkamer Zwijndrecht vastgelegd bij raadsbesluit 15 oktober 2019
overwegende dat een reglement van orde noodzakelijk is voor haar werkzaamheden;
gehoord het advies van de klankbordgroep d.d 21 januari 2020

het navolgende reglement van orde vast te stellen:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Zwijndrecht;
b. Voorzitter: de bestuurder van de rekenkamer die als zodanig is benoemd door de raad, of diens vervanger;
c. Leden: de bestuurders van de rekenkamer die als zodanig zijn benoemd door de raad;
d. Secretaris: de ambtelijk verantwoordelijke voor de aansturing en uitvoering van de Rekenkameronderzoeken;
e. Klankbordgroep: bijzondere commissie uit de raad van Zwijndrecht op grond van de Verordening op de rekenkamer Zwijndrecht 2019, artikel 8;
f. Externe onderzoekers: personen die door de rekenkamer zijn ingehuurd voor advies, uitvoering of medewerking met betrekking tot een rekenkameronderzoek;
g. Verordening: de Verordening op de rekenkamer Zwijndrecht vastgelegd door de gemeenteraad van Zwijndrecht bij raadsbesluit van 15 oktober 2019

Artikel 2 De rekenkamer

De rekenkamer bestaat uit een voorzitter en een lid.
De rekenkamer is verantwoordelijk voor de taken zoals op grond van de Gemeentewet en de Verordening aan haar zijn toegekend.
De voorzitter is belast met:

het leiden van de vergadering;
het doen naleven van dit reglement;
het woordvoerderschap van de rekenkamer.

De voorzitter is voorts verantwoordelijk voor de aansturing van de rekenkamer.

Artikel 3 De secretaris

De secretaris is bevoegd beslissingen van de rekenkamer voor te bereiden en uit te voeren.
De secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de rekenkamer voor zover deze daartoe bij of krachtens dit reglement is aangewezen.
Indien stagiaires meewerken aan een onderzoek van de rekenkamer, dan wordt hiervoor een apart contract opgesteld en vinden de werkzaamheden plaats onder verantwoordelijkheid van de secretaris.
De secretaris legt verantwoording af aan het bestuur van de rekenkamer.

Artikel 4 De vergaderingen

De rekenkamer vergadert in principe eenmaal per maand of zoveel vaker (of minder vaak) als nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
De vergaderingen van de rekenkamer zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer anders beslist.
Voor iedere vergadering wordt een agenda door de secretaris in samenwerking met de voorzitter gemaakt of door diegene die door de voorzitter hiertoe gemandateerd is. Deze agenda wordt ruim van tevoren voorafgaand aan de vergadering aan de leden verstuurd. Bijgaande stukken worden in principe een week van tevoren door de leden ontvangen. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken.
Bij aanvang van de vergadering stelt de voorzitter de agendapunten vast. Op verzoek van een lid kan een punt worden toegevoegd aan of afgevoerd van de agenda.
Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt.
Besluiten worden in principe in de voltallige rekenkamervergadering genomen, waarbij besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien nodig wordt in het verslag melding gemaakt van een minderheidsstandpunt. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. De leden en de secretaris van de rekenkamer dragen het standpunt van de rekenkamer uit.

Artikel 5 Gedragscode

In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden.
De voorzitter en het lid van de rekenkamer zijn verplicht om nevenfuncties openbaar te maken. Dit geschiedt door plaatsing op de website van de rekenkamer.
Leden en de secretaris van de rekenkamer, alsmede anderen die meewerken aan of ingehuurd zijn voor uitvoering van onderzoek door de rekenkamer en de leden van de klankbordgroep zijn gehouden aan geheimhouding over wat er in de vergaderingen besproken wordt en over de lopende onderzoeken. Zij onthouden zich van uitspraken over lopende onderzoeken tegenover eventuele belanghebbenden (raad, college, ambtenaren, burgers, media).

Artikel 6 Onderzoeksprogramma

De rekenkamer stelt ieder jaar een onderzoeksprogramma op en stelt dit uiterlijk in december vast voor het komende jaar en pleegt hierover overleg met de klankbordgroep. In dit programma wordt zoveel als mogelijk ook een doorkijk gegeven voor de programmering van de onderzoeken in het daaropvolgende jaar.
Uiterlijk vóór 1 april biedt de rekenkamer dit onderzoeksprogramma aan de raad en het college van burgemeester en wethouders aan.
De rekenkamer maakt haar onderzoeksprogramma openbaar via een persbericht en op haar website.
Het onderzoeksprogramma kan bestaan uit een meerdere typen onderzoek. In ieder geval wordt een aantal grote onderzoeken opgenomen in het (meerjarig) onderzoeksprogramma. Dit aantal is afhankelijk van het beschikbare budget. Gestreefd wordt naar de uitvoering van twee onderzoeken per jaar. Daarnaast kan vanuit kosten- en effectiviteitsoogpunt het onderzoeksprogramma gevuld worden door:

Een quickscan, met als doel het snel onder de aandacht brengen of agenderen van een onderwerp bij de raad.
Een brief aan de raad waarin deze wordt geattendeerd op risico’s of een mogelijk probleem in de toekomst.
Het uitvoeren van een review van onderzoek dat al door anderen is verricht (bijvoorbeeld 213a-onderzoeken).
Nazorgonderzoeken gericht op de implementatie van door de raad overgenomen aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken.
Onderzoek verricht in samenwerking met de Algemene rekenkamer of andere lokale rekenkamers, ten behoeve van het analyseren van de lokale doeltreffendheid of doelmatigheid van landelijk beleid. Door deze samenwerking kunnen benchmarks opgesteld worden, waardoor de gemeente Zwijndrecht haar eigen functioneren kan vergelijken met dat van andere gemeenten.
Meerjarige trajecten met een jaarlijkse update.
Innovatieve onderzoeken met ruimte voor nieuwe vormen van informatieoverdracht.

De rekenkamer streeft ernaar om vrije ruimte in het onderzoeksprogramma te reserveren. Gedurende de uitvoering van het onderzoeksprogramma kunnen namelijk onderwerpen in de actualiteit komen die voor rekenkameronderzoek in aanmerking komen. De rekenkamer beoogt daarmee om op zinvolle besluitvormingsmomenten de raad van aanvullende inzichten te kunnen voorzien. Dit kunnen nadrukkelijk ook zogenaamde ex-ante onderzoeken zijn, onderzoeken die gericht zijn aan de raad voordat besluitvorming wordt gepleegd over belangrijke en mogelijk politiek spannende onderwerpen. Daarmee kan de rekenkamer Zwijndrecht zijn positie als strategisch adviseur voor de gemeenteraad verder vorm en inhoud geven.

Artikel 7 Onderwerpselectie

Conform artikel 182 van de Gemeentewet bepaalt de rekenkamer zelf welke onderwerpen zij onderzoekt, op welke wijze en op welk moment zij dat doet.
Zowel de raad, als andere instellingen, als de burgers van Zwijndrecht kunnen voorstellen voor onderzoek indienen bij de rekenkamer, maar het is aan de rekenkamer om te beslissen welke onderzoeken uitgevoerd worden, na overleg met de klankbordgroep. In de Verordening op de gemeentelijke rekenkamer is opgenomen dat de raad een gemotiveerd verzoek aan de rekenkamer kan doen tot het instellen van een onderzoek. In geval van aantoonbare urgentie kunnen ook gedurende het jaar verzoeken bij de rekenkamer worden ingediend. De rekenkamer bericht de raad binnen twee maanden of en in hoeverre aan een verzoek zal worden voldaan. Indien de rekenkamer niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij de afwijzing motiveren. Ook als voorstellen van anderen voor onderzoek niet ingewilligd (kunnen) worden door de rekenkamer, geeft de rekenkamer beargumenteerd aan waarom niet.
Jaarlijks wordt de raad in oktober opgeroepen om voorstellen voor onderzoek in te dienen bij de rekenkamer. Direct daaropvolgend gaat de rekenkamer op bezoek/in gesprek met de fracties uit de gemeenteraad om tot definitieve inventarisatie van de onderzoekswensen te komen.
Bij de keuze van de onderwerpen voor onderzoek door de rekenkamer zijn verschillende zaken van belang. De rekenkamer stelt prioriteiten ten aanzien van de onderwerpen en het soort onderzoek op grond van de Gemeentewet, de Verordening, de eigen taakopvatting en het beschikbare budget. Gedurende het jaar wordt een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen bijgehouden. Naar deze onderwerpen kan lopende het jaar een oriënterend onderzoek worden gestart, eventueel met het oog op een te starten groter onderzoek in het komende jaar.
De volgende criteria spelen een rol bij de onderwerpselectie:

Maatschappelijke relevantie;
Het onderwerp dient een (potentieel) leereffect te hebben;
Financieel, organisatorisch of bestuurlijk belang;
Twijfel over de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad;
Twijfel over de doeltreffendheid, de doelmatigheid en/of de rechtmatigheid;
Het onderzoek dient een toegevoegde waarde te hebben.

Verder dienen rekenkameronderzoeken te voldoen aan de volgende randvoorwaarden:

Het moet haalbaar zijn in de tijd;
Het moet passen in het budget van de rekenkamer;
Er moet een normenkader beschikbaar zijn waaraan getoetst kan worden, tenzij er sprake is van een waarderend onderzoek (een zogenaamd Appreciative Inquiry AI)
Het moet bijdragen aan de variatie in onderwerpen en gemeentelijke sectoren die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek.

Artikel 8 Kwaliteit van rekenkameronderzoek

De rekenkameronderzoeken zullen voldoen aan de volgende kwaliteitseisen:

Objectiviteit;
Onderbouwing;
Consistentie;
Controleerbaarheid;
Zorgvuldigheid;
Onafhankelijkheid;
Doelmatigheid;
Bruikbaarheid.

Artikel 9 De start van het onderzoek en de interne werkwijze

De rekenkamer start ieder onderzoek met een verkenning van het onderzoeksterrein. Voorafgaand aan het onderzoek vindt eerst informele verkenning plaats van het onderzoeksonderwerp met de organisatie Daarna wordt een startnotitie opgesteld met de onderzoeksvraag, de onderzoeksopzet, het normenkader en de onderzoekplanning.
Bij de start worden de gemeenteraad en de ‘gecontroleerden’ geïnformeerd over de start en de opzet van het betreffende onderzoek. Hiertoe stuurt de rekenkamer een bericht met de startnotitie aan de raad, het college en aan de gemeentesecretaris. De rekenkamer licht de brief toe in een persoonlijk onderhoud met de gemeentesecretaris en de verantwoordelijk bestuurder(s). Vervolgens organiseert de rekenkamer een startbijeenkomst voor de overige ambtelijk direct betrokkenen bij het onderzoek, waarin een nadere toelichting wordt gegeven.
De rekenkamer hanteert daarbij het volgende werkmodel voor wat betreft de interne werkverdeling:

Elk onderzoek heeft een portefeuillehouder, een van de leden van de rekenkamer.
Als er gesprekken gevoerd moeten worden met het college of raadsleden is de voorzitter van de rekenkamer of het andere lid aanwezig.
De rekenkamer als geheel beslist over de definitieve vraagstelling, inhoudelijke keuzes binnen het onderzoek en conclusies en aanbevelingen.
De leden van de rekenkamer beoordelen de uiteindelijke rapportages (Nota van Bevindingen, bestuurlijke nota).

Artikel 10 Gegevensverzameling

De rekenkamer heeft conform de Gemeentewet het recht op inzage van alle interne en externe gemeentelijke documentatie, voor zover zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taak. Dit geldt ook als de uitvoering van beleid en/of de zorg voor de administratie aan derden is uitbesteed.
De rekenkamer verkrijgt deze informatie door eigen onderzoek of krijgt deze op verzoek aangeleverd via het college van Burgemeester & Wethouders en de betreffende diensten/sectoren/instellingen. Aan de hand van de onderzoeksopzet worden in het startgesprek met de gemeentesecretaris zoals bedoeld in artikel 9 sub b. afspraken gemaakt over het aanleveren van gegevens, welk type sleutelpersonen eventueel gesproken/geënquêteerd zullen worden en de planning van het onderzoek.
Indien de rekenkamer het onderzoeksmateriaal en documentatie aanvraagt via het college van Burgemeester & Wethouders en de betreffende diensten/afdelingen gaat de rekenkamer er vanuit dat alle benodigde documenten betrekking hebbende op het onderzoeksonderwerp aangeleverd worden door de betrokken diensten/afdelingen c.q. ‘gecontroleerden’.
Voor een goede weergave van het beleid en de uitvoering is het van groot belang dat de verstrekte informatie en documentatie zo volledig, duidelijk en inzichtelijk mogelijk is. De gemeentesecretaris en ‘gecontroleerden’ worden hiervan op de hoogte gebracht.
De rekenkamer onderhoudt indien nodig zelf contacten met de ambtelijk en/of extern betrokkenen.
De rekenkamer gaat zorgvuldig om met die informatie die haar bij de uitvoering van haar taak ter kennis is gekomen. Indien informatie geheim of vertrouwelijk is, maakt de rekenkamer uitsluitend gebruik van deze kennis als dit voor de vervulling van haar taak noodzakelijk is.

Artikel 11 Hoor en wederhoor ambtelijk (technisch) en bestuurlijk

Ter verificatie van de feiten worden de bevindingen uit de documentatie en de eventueel gehouden enquêtes/gesprekken voorgelegd aan de betreffende afdelingen en de geïnterviewden in de vorm van een Nota van Bevindingen. Indien zaken aantoonbaar niet correct zijn weergegeven, zal de rekenkamer dit aanpassen. De termijn voor de reactie op de Nota van Bevindingen wordt door de rekenkamer bepaald en bedraagt maximaal 4 weken.
Na analyse van de documenten en de enquête/interviewresultaten zullen de bevindingen, de conclusies en de aanbevelingen in een bestuurlijke nota worden vastgelegd. Aan deze bestuurlijke nota wordt de Nota van Bevindingen als bijlage toegevoegd. De bestuurlijke nota is het eindrapport van het onderzoek.
De rekenkamer presenteert het eindrapport binnen het vergadermodel van de gemeenteraad tijdens de beeldvormende raadsvergadering in de zogenaamde ‘oriëntatieavond’. Tijdens de daaropvolgende oordeelsvormende raad (carrousel) geeft het college haar bestuurlijke reactie en vindt het debat plaats tussen college en raad en binnen de raad. De agendacommissie bepaalt de verdere behandeling door de raad. Hiermee wordt het bestuurlijk wederhoor geïntegreerd in het vergadermodel van de raad.

Artikel 12 Openbaarheid, publicatie

Met de presentatie van het definitieve rapport (bestuurlijke nota met Nota van Bevindingen als bijlage) aan de gemeenteraad wordt het rapport openbaar.
Het rapport zal vergezeld gaan van een persbericht van de rekenkamer en een raadsvoorstel.
Ten behoeve van de behandeling van het rapport in de raad voegt de rekenkamer een voorstel voor behandeling van het rapport toe en licht zij indien gewenst haar rapport toe bij de behandeling in de beeldvormende raad (oriëntatieavond)). Bij de behandeling van het rapport is met name van belang in hoeverre de raad de conclusies en aanbevelingen in het rapport overneemt.

Artikel 13 Nazorg

Het ligt in de rede dat het college van Burgemeesters & Wethouders de raad na verloop van tijd informeert over de wijze waarop zij gevolg geeft aan de conclusies en aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen.
Daarnaast zal ook de rekenkamer zelf volgen of haar rapport voldoende benut wordt en of haar aanbevelingen uitgevoerd worden.
Zo nodig start de rekenkamer zelf een vervolgonderzoek om vast te stellen of en in hoeverre de conclusies en aanbevelingen geïmplementeerd zijn en verbeteringen te constateren zijn.

Artikel 14 Evaluatie, verantwoording

De rekenkamer beoordeelt zelf binnen een jaar na publicatie de geleverde kwaliteit van het onderzoek als onderdeel van de interne kwaliteitsbewaking.
Deze evaluatie bestaat uit twee stappen:

binnen 3 maanden na publicatie evalueert de rekenkamer het onderzoek(sproces) zelf intern. Deze evaluatie vindt samen met de gemeentesecretaris plaats en indien van toepassing met het afdelingshoofd op wiens verantwoordelijkheidsgebied het onderzoek heeft plaatsgevonden;
binnen een jaar na publicatie evalueert de rekenkamer zelf het gehele onderzoek, het onderzoeksproces, de uitkomsten en de benutting van het rapport.

De rekenkamer brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Hierin geeft de rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, welke conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken zijn gekomen en verantwoordt de rekenkamer haar bestedingen in het betreffende jaar. Ook komt in het jaarverslag aan de orde waartoe de behandeling van de rapporten in de raad heeft geleid, welke toezeggingen het College van B&W heeft gedaan en welke maatregelen de diensten/beleidssectoren/instellingen hebben genomen ter verbetering.
De rekenkamer stelt uiterlijk op 1 april het jaarverslag vast en biedt dit uiterlijk in april aan de raad aan.

Artikel 15 Slotbepalingen

Dit reglement wordt door de rekenkamer Zwijndrecht vastgesteld en ter informatie aan de gemeenteraad van Zwijndrecht gezonden.
Wijzigingsvoorstellen van dit reglement worden door de rekenkamer ter advisering voorgelegd aan de klankbordgroep.
Dit reglement treedt inwerking op de dag na vaststelling.

Zwijndrecht, 8 maart 2021

Drs. H.J.W. Verdellen - Voorzitter
Lydia Zwier - Lid

Reglement van orde